CQLT SaarGummi Technologies S.à r.l.

Informacja o ochronie prywatności w procesie rekrutacji

1. Wprowadzenie

Szanujemy prawo osób fizycznych do prywatności i zobowiązujemy się do odpowiedzialnego przetwarzania danych osobowych zgodnie z obowiązującym prawem. Ważne jest, aby kandydat dokładnie zapoznał się z niniejszą Informacją o ochronie prywatności w procesie rekrutacji („Informacja"), ponieważ określa ona, w jaki sposób CQLT SaarGummi Technologies S.à r.l. i spółki z jej grupy („SaarGummi", „Spółka" lub „my"), przetwarzają dane osobowe kandydata, gdy i w zakresie, w jakim ubiega się on o pracę lub inne stanowisko w naszej firmie, oraz jakie prawa przysługują mu w związku z tymi danymi. Termin „kandydat" używany jest w niniejszej Informacji w odniesieniu do wszystkich osób ubiegających się o stanowisko lub w inny sposób starających się o podjęcie pracy (stałej lub tymczasowej) w Spółce lub na jej rzecz.

W razie jakichkolwiek wątpliwości, uwag lub pytań dotyczących niniejszej Informacji prosimy o kontakt, korzystając z danych do kontaktu podanych w punkcie 8 poniżej.

2. Rodzaje danych osobowych, które gromadzimy podczas składania wniosku

Dane, które gromadzimy automatycznie

Kandydat może odwiedzić stronę rekrutacyjną naszej witryny internetowej https://group.saargummi.com/en/career („Witryna") i wyszukać oferty pracy bez podawania danych osobowych. Tym niemniej podczas odwiedzin w naszej witrynie automatycznie gromadzimy pewne informacje z urządzenia kandydata. Więcej informacji można znaleźć w informacji o ochronie prywatności, która dotyczy korzystania z naszej witryny https://group.saargummi.com/en/dataprivacynotice.

Dane osobowe zebrane od kandydata

Rodzaje danych osobowych, które gromadzimy i przetwarzamy, gdy kandydat ubiega się o pracę w SaarGummi, obejmują między innymi:

• Dane identyfikacyjne i dane do kontaktu – w tym imię i nazwisko, adres, adres e-mail, numer telefonu i inne dane do kontaktu, płeć, data urodzenia, obywatelstwo, numery identyfikacyjne (np. numer dowodu osobistego/paszportu, numer ubezpieczenia społecznego).
• Historia zatrudnienia – np. poprzedni pracodawcy i stanowiska/pozycje.
• Informacje ogólne – takie jak kwalifikacje akademickie/zawodowe, kwalifikacje na stanowisko, wykształcenie, szczegóły zawarte w CV/życiorysie (które mogą obejmować szczegóły dotyczące członkostwa lub zainteresowań stanowiących dane osobowe szczególnie chronione), wykazy ocen ze studiów i referencje zawodowe.
• Szczegółowe informacje dotyczące wskazanych osób udzielających referencji (w tym imię i nazwisko, dane kontaktowe, nazwa pracodawcy i stanowisko).
• Szczegóły dotyczące statusu imigracyjnego/wizowego kandydata.
• Poprzednie aplikacje/stanowiska (informacje dotyczące poprzednich aplikacji do Grupy Spółki lub poprzedniego zatrudnienia w Grupie Spółki).
• Inne informacje, które kandydat dobrowolnie podaje w trakcie całego procesu, w tym w centrach oceny / ćwiczeń i rozmowach kwalifikacyjnych.
• Oczekiwania płacowe i okres wypowiedzenia.

Zasadniczo podczas procesu rekrutacji staramy się nie gromadzić ani nie przetwarzać żadnych z poniższych danych: informacji ujawniających pochodzenie rasowe lub etniczne, przekonania religijne, polityczne lub filozoficzne lub przynależność do związków zawodowych; danych genetycznych; danych biometrycznych służących do jednoznacznej identyfikacji; informacji dotyczących zdrowia i życia seksualnego („Dane osobowe szczególnie chronione"), chyba że jest to dozwolone prawem lub konieczne do zachowania zgodności z obowiązującymi przepisami.

W niektórych okolicznościach możemy jednak być zmuszeni do gromadzenia lub proszenia o dobrowolne podanie niektórych danych osobowych szczególnie chronionych w uzasadnionych celach związanych z rekrutacją, na przykład informacji o niepełnosprawności w celu monitorowania równych szans, przestrzegania przepisów antydyskryminacyjnych i wypełniania obowiązków sprawozdawczych wobec organów rządowych, bądź informacji o stanie fizycznym lub psychicznym kandydata w celu rozważenia udogodnień w procesie rekrutacji lub na późniejszym stanowisku pracy. W trakcie procesu rekrutacji można dobrowolnie podać inne dane osobowe szczególnie chronione.

Dane osobowe, które mogą być gromadzone z innych źródeł

(w każdym przypadku wtedy, gdy jest to dozwolone i zgodne z obowiązującym prawem):

• Referencje przekazane przez osoby udzielające referencji.
• Inne informacje ogólne dostarczone lub potwierdzone przez placówki szkolnictwa wyższego oraz podmioty prowadzące szkolenia lub wydające certyfikaty.
• Dane z rejestrów skazanych uzyskane w wyniku sprawdzenia tych rejestrów.
• Informacje dostarczane przez agencje weryfikujące historię kandydata oraz inne zewnętrzne podmioty dysponujące bazami danych (na przykład biura informacji kredytowej i podmioty prowadzące rejestry sankcji zawodowych lub innych).
• Informacje przekazane przez agencje rekrutacyjne lub agencje poszukiwania kadry kierowniczej.
• Informacje zebrane z publicznie dostępnych źródeł, w tym z platform mediów społecznościowych, z których korzysta kandydat, lub innych informacji dostępnych w Internecie.

3. Cele przetwarzania danych osobowych

Dane osobowe gromadzimy i wykorzystujemy przede wszystkim do celów rekrutacyjnych, w szczególności w celu określenia kwalifikacji kandydata do zatrudnienia i podjęcia decyzji o zatrudnieniu. Cele te obejmują ocenę umiejętności, kwalifikacji i doświadczenia kandydata w odniesieniu do konkretnego stanowiska, weryfikację informacji, sprawdzenie referencji lub historii (w stosownych przypadkach) oraz ogólne zarządzanie procesem rekrutacji i komunikację z kandydatem w tej sprawie.

Jeśli kandydat zostanie przyjęty na stanowisko w SaarGummi, informacje zebrane podczas procesu rekrutacji staną się częścią jego akt osobowych i będą przetwarzane zgodnie z naszą Informacją o ochronie danych osobowych pracowników.

Jeśli kandydat nie zostanie zatrudniony, możemy nadal przechowywać jego zgłoszenie, aby w przyszłości móc rozważyć jego kandydaturę na inne stosowne stanowiska w SaarGummi, chyba że poprosi on o usunięcie swojego zgłoszenia.

4. Komu udostępniamy dane osobowe kandydata i czy przekazujemy je za granicę

Dbamy o to, aby dostęp do danych osobowych mieli wyłącznie pracownicy, którym są one potrzebne do wykonywania ich zadań i obowiązków, oraz osoby trzecie, które mają uzasadniony powód, aby uzyskać do nich dostęp. W każdym przypadku gdy zezwalamy osobie trzeciej na dostęp do danych osobowych, podejmujemy odpowiednie środki w celu zapewnienia, że dane te są wykorzystywane w sposób zgodny z niniejszą Informacją, oraz że zachowane jest bezpieczeństwo i poufność tych danych.

Przekazywanie danych innym spółkom z grupy

Dane osobowe kandydata będziemy udostępniać innym członkom Grupy Spółki na całym świecie, gdy i w zakresie, w jakim jest to wymagane do zarządzania procesami rekrutacyjnymi i przechowywania danych. Aktualna lista spółek z grupy jest dostępna tutaj.

Przekazywanie danych zewnętrznym dostawcom usług

Możemy udostępniać niektóre dane osobowe osobom trzecim, które świadczą nam usługi związane z procesem rekrutacji (w każdym przypadku wtedy, gdy jest to dozwolone i zgodne z obowiązującym prawem), takim jak np.:

• agencje rekrutacyjne lub agencje poszukiwania kadry kierowniczej biorące udział w procesie rekrutacji kandydata;
• dostawcy usług przechowywania danych, usług współdzielonych i platform rekrutacyjnych, programiści IT i dostawcy wsparcia technicznego oraz dostawcy usług hostingowych związanych z naszą witryną kariery zawodowej;
• osoby trzecie, które zapewniają wsparcie i doradztwo, w tym w zakresie kwestii prawnych, finansów i audytu, doradztwa w zakresie zarządzania, ubezpieczeń, zdrowia i bezpieczeństwa, ochrony i informacji oraz zgłaszania nieprawidłowości lub raportowania.

Możemy również ujawniać dane osobowe osobom trzecim na innych podstawach prawnych, w tym:

• W przypadku wyrażenia zgody przez użytkownika;
• Aby wypełnić nasze obowiązki prawne, w tym tam gdzie to konieczne przestrzegać przepisów ustaw, rozporządzeń lub umów, bądź aby odpowiedzieć na nakaz sądowy, postępowanie administracyjne lub sądowe, w tym między innymi wezwanie do sądu, kontrolę rządową lub nakaz przeszukania;
• W odpowiedzi na zgodne z prawem żądania organów publicznych (w tym do celów podatkowych, imigracyjnych, związanych ze zdrowiem i bezpieczeństwem, obroną narodową lub ściganiem przestępstw);
• W zakresie niezbędnym do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed potencjalnymi, grożącymi lub rzeczywistymi roszczeniami prawnymi;
• W razie konieczności ochrony istotnych interesów kandydata lub innej osoby; lub
• W związku ze zbyciem, cesją lub innym przeniesieniem całości lub części naszego przedsiębiorstwa.

W niektórych przypadkach opisane powyżej udostępnienie danych może skutkować przekazaniem danych osobowych za granicę, w tym z Europejskiego Obszaru Gospodarczego do kraju spoza niego. W tego rodzaju krajach mogą obowiązywać przepisy dotyczące ochrony danych, które różnią się od przepisów obowiązujących w kraju kandydata (zaś w niektórych przypadkach mogą one nie zapewniać takiego samego poziomu ochrony).

W szczególności spółki z naszej grupy, spółki powiązane i zewnętrzni dostawcy usług prowadzą działalność na całym świecie. Oznacza to, że kiedy zbieramy dane osobowe kandydata, możemy je przetwarzać w dowolnym z tych krajów, gdy i w zakresie, w jakim jest to konieczne do prowadzenia naszych procesów rekrutacyjnych.

Podjęliśmy jednak odpowiednie środki bezpieczeństwa, aby zapewnić ochronę danych osobowych kandydatów zgodnie z niniejszą Informacją. Na przykład jeśli przekazujemy dane osobowe z Europejskiego Obszaru Gospodarczego do kraju spoza niego, wdrożymy odpowiednie rozwiązanie dotyczące eksportu danych, takie jak zawarcie standardowych klauzul umownych UE z importerem danych lub podjęcie innych środków w celu zapewnienia odpowiedniego poziomu ochrony danych zgodnie z prawem UE. Aby uzyskać więcej informacji na temat odpowiedniego rozwiązania w zakresie eksportu danych oraz środków zapewniających odpowiedni poziom ochrony danych, prosimy o kontakt z nami, korzystając z danych do kontaktu podanych w punkcie 8 poniżej.

5. Podstawa prawna przetwarzania danych osobowych

Zgodnie z unijnym prawem o ochronie danych osobowych podstawę prawną przetwarzania danych osobowych kandydata w procesie rekrutacji stanowią:

• nasze uzasadnione interesy (podsumowane powyżej w punkcie 3, o ile nie są one nadrzędne wobec interesów użytkownika dotyczących ochrony danych lub podstawowych praw i wolności, szczególnie biorąc pod uwagę wprowadzone przez nas zabezpieczenia, na przykład te opisane w punkcie 4 powyżej), art. 6 ust. 1 lit. f) RODO;
• zapewnienie zgodności z obowiązującymi ustawami i rozporządzeniami dotyczącymi migracji lub zatrudnienia, art. 6 ust. 1 lit. c) RODO;
• podjęcie kroków przed zawarciem umowy o pracę z kandydatem, gdy rozważamy jego potencjalne zatrudnienie, art. 6, ust. 1 lit. b) RODO;
• sytuacja, gdy kandydat podał dane do wiadomości publicznej, art. 6 ust. 1 lit. f) RODO;
• wyrażenie zgody przez kandydata. W przypadku gdy poprosiliśmy kandydata o zgodę na przetwarzanie danych osobowych, ma on prawo wycofać zgodę w dowolnym momencie, art. 6 ust. 1 lit. a) RODO;
• ochrona praw i interesów Spółki, naszych pracowników, kandydatów i innych osób w sposób wymagany i dozwolony obowiązującym prawem, art. 6 ust. 1 lit. f) RODO.

Jeśli poprosimy kandydata o podanie danych osobowych w celu spełnienia wymogów prawnych lub wykonania umowy z nim, poinformujemy go o tym w odpowiednim momencie i wskażemy, czy podanie danych osobowych jest obowiązkowe, czy nie (oraz jakie są ewentualne konsekwencje niepodania danych osobowych).

Jeśli kandydat ma pytania lub potrzebuje dodatkowych informacji dotyczących podstawy prawnej gromadzenia i wykorzystywania jego danych osobowych, może się z nami skontaktować, korzystając z danych kontaktowych podanych w punkcie 8 poniżej.

6. Okresy przechowywania danych

Dane osobowe będą przechowywane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa przez okres niezbędny do realizacji celów opisanych w niniejszej Informacji lub zgodnie z innymi wymogami obowiązującego prawa. Ogólnie oznacza to, że dane osobowe kandydata będą przechowywane:

• zgodnie z okresami przechowywania określonymi w wewnętrznych zasadach Spółki (jeśli kandydat został zatrudniony); lub
• przez okres sześciu miesięcy od potwierdzenia, że aplikacja kandydata została odrzucona, chyba że poprosi nas on o dalsze przechowywanie jego aplikacji.

7. Prawa kandydata dotyczące prywatności danych

Kandydat może skorzystać z praw przysługujących mu na podstawie obowiązujących przepisów o ochronie danych osobowych w następujący sposób:

• Jeśli kandydat chce uzyskać dostęp do swoich danych osobowych, poprawić je, zaktualizować lub poprosić o ich usunięcie, może to zrobić w dowolnym momencie, kontaktując się z nami przy użyciu danych do kontaktu podanych poniżej.
• Kandydat może sprzeciwić się przetwarzaniu swoich danych osobowych, poprosić nas o ograniczenie przetwarzania swoich danych osobowych lub zażądać przeniesienia swoich danych osobowych. Może on skorzystać z tych praw, kontaktując się z nami przy użyciu danych kontaktowych podanych poniżej.
• Jeśli zebraliśmy i przetwarzamy dane osobowe kandydata za jego zgodą, może on ją wycofać w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie wpłynie na zgodność z prawem przetwarzania danych, które miało miejsce przed wycofaniem zgody, ani też na przetwarzanie danych osobowych w oparciu o podstawy prawne inne niż zgoda.
• Kandydat ma prawo złożyć skargę do organu ochrony danych w sprawie gromadzenia i wykorzystywania przez nas jego danych osobowych. W celu uzyskania dalszych informacji prosimy o kontakt z lokalnym organem ochrony danych. (dane do kontaktu organów ochrony danych w Europejskim Obszarze Gospodarczym, Szwajcarii i niektórych krajach pozaeuropejskich są dostępne tutaj).

Odpowiadamy na wszystkie wnioski otrzymane od osób fizycznych, które chcą skorzystać ze swoich praw do ochrony danych zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych.

8. Dane do kontaktu

Wszystkie pytania lub prośby dotyczące niniejszej Informacji prosimy kierować na adres data.privacy@saargummi.com.